事務作業は企業のどの部門でも必要とされる業務で、多くの人手と作業時間が必要とされますよね。多くの企業は、そんな事務作業を自動化する取り組みを行っています。そして、事務作業の自動化できるツールとしてRPAがあります。
RPAはロボットによる作業の自動で実行するツールです。実際にRPAを導入した企業で、人手と作業時間を大幅に削減した企業もあるとのこと。そしてRPAの進化は現在も続いており、さまざまな活用範囲に拡大をしています。この記事では事務作業を自動化する必要性についてお伝えします。ぜひ、あなたの企業でも面倒な事務作業を効率化しましょう。
そこで今回は、RPAでの事務作業の自動化の効果やおすすめのRPAツール、そしてRPA導入のポイントを解説します。
RPAとは
RPAとは、Robotic Process Automationの頭文字をとった略語で、ロボットによる事務作業の自動化を意味します。具体的には、企業において人がおこなっていた事務作業をパソコンなどのデバイスまたはサーバー上に置かれたロボットが自動的におこないます。
事務作業の多くは複雑に見えますよね。しかし、定型的な事務作業を作業フローに従って処理していくことで完了します。そのため、従来人がおこなっていた事務作業の手順をロボットに教えれば、ロボットが企業のさまざまなシステムやアプリケーションと連携して、事務作業を自動的に実行できます。
現在は、RPAで自動化が可能となった事務作業はRPAに任せ、人でなければできない業務に特化して業務を進めていく流れが浸透しました。つまりRPAと人が協働することで、業務効率化と業務の品質向上、コスト削減、生産性の向上に効果を発揮しています。
また、RPAは金融、サービス、流通、製造、不動産などさまざまな業界で導入が進んでおり、民間だけでなく国や地方公共団体においても活用が進んでいます。
事務作業を自動化するべき理由
日本企業がRPAを導入することで事務作業を自動化するべき理由は、いくつかありますので紹介します。
グローバル化がすすむ社会の中で企業が勝ち残っていくため
近年の日本企業を取り巻く社会環境の変化に、ビジネスのグローバル化があります。そうなると、日本企業は日本国内だけではなく、世界中の企業と競合する状況になってきています。
さらに、世界に目を向けるとRPAを活用した業務の効率化は、日本企業より海外企業のほうが、一歩進んで導入が進んでいます。つまり、グローバル市場で海外企業に負けないためにRPAの自動化が必要です。
人手不足を補うため
グローバル化とともに日本企業の大きな課題となっているのが、少子高齢化による人手不足の問題です。高齢化によって企業で働く人材自体が減るため、企業は必要な人材を確保する必要がありました。
事務作業は企業のどの部門でも必要とされる業務で、多くの人手が必要とされますので、RPAを活用した事務作業の自動化は、人手不足を補うために非常に有効です。
働き方改革を推進するため
近年、日本企業に課せられた課題に、「働き方改革の推進によって企業の生産性を上げる」があります。その働き方改革の大きな柱に、長時間労働の是正や柔軟な働き方がしやすい環境整備などがあります。
RPAの導入は、事務作業にかかっていた従業員の人手と作業時間のを大幅な削減につながり、長時間労働の是正や柔軟な働き方がしやすい環境整備につながります。つまり、RPAの導入は働き方改革推進のうえでも有効です。
コスト削減のため
RPA以前にも、業務フローのシステム化はおこなわれてきましたが、システムは個々の業務をおこなうためのツールであることが多く、連携させるためには、手作業での作業が残る傾向がありました。
その点RPAは、ロボットが企業のさまざまなシステムやアプリケーションと連携して、事務作業を自動的に実行するため、連携のために手作業の必要がなく業務フロー全体が自動化できます。これにより、人手と作業時間のコスト削減を大幅に実現できます。
テクノロジーの進化を有効に活用できる
近年のAIをはじめとするテクノロジーの進化は目を見張るものがあり、最新のテクノロジーを自社の経営にいかに取り入れるかという点は企業経営を進展させるための大きな課題となっています。
RPAを導入することによって、企業のどの部門でも必要とされる事務作業において、テクノロジーの進化を十分に活用でき、これからの進化を取り入れていく基盤を持つことができます。
おすすめのRPAツール
それでは、現実的にどのようなRPAツールが企業で導入されているのでしょうか。ここではおすすめのRPAツールを紹介します。
WinActor
WinActorは、NTTグループが開発したRPAツールで、国内シェアNo.1の導入実績を誇ります。WinActorはWindows端末で作業するすべてのアプリケーションに対応し自動化できます。NTTグループが開発したRPAツールのため、日本語に対応しています。これなら、専門的なプログラミングや開発言語の知識やスキルがない職員でも簡単に操作できますよね。
アシロボ
アシロボは、ディヴォートソリューション株式会社のRPAツールで、おもに中小企業の事務作業の自動化向けに作られたツールです。アシロボは、現場担当者でも簡単に操作できるように設計され、インストール型のためセキュリティー面で安全性が高く初期費用や管理費用を安く抑えることができます。特に費用を抑えたい中小企業の方にとっては、おすすめです。
事務作業をRPAで自動化した事例
では、実際に事務作業をRPAで自動化した事例をいくつか紹介しましょう。
調査と書類作成作業
金融機関では定型的な事務作業の量が多くの場面でRPAが活用されています。たとえば、金融機関は定期的に税務署などから個人に関する税務調査などの資料提出を求められることが多く発生します。調査作業は、口座や取引などの情報ごとに情報が蓄積されているデータベースに検索をかけ必要な情報を探し出してまとめていかなければならず、職員の手間と作業時間がかかることが課題でした。
そこでRPAを調査作業に導入。ロボットが必要な情報が保管されているデータベースを探し出し、自動的にデータをまとめて提出書類を作成するため、大幅な手間と作業時間の短縮を実現できました。
人事関連業務
人事関連業務も多種多様な定型的な事務作業が発生し、人事担当者は多くの手間と時間を費やしています。
たとえばある企業では、従業員が打刻したタイムカードの打刻内容を実際の入退室データと付け合わせチェックし、不一致や不明点があった場合には従業員に確認を行うという作業をしていました。それがRPAを導入することによって、人がチェックする事務作業がなくなり手間と時間が削減されるとともに、スピーディーに従業員への確認ができるようになりました。
RPA導入の注意点
RPA導入は事務作業の効率化に非常に有効ですが導入にあたっては注意点があります。それについて紹介しましょう。
RPA導入の対象業務を見極める
RPAが進化しているとはいえ、現状では主に定型的な事務作業の自動化に適しています。ケースによって作業方法を人が判断する業務が大半を占める部署ではRPA導入は最適ではありません。
RPAでは対応できない場合や自動化による費用対効果がみられない業務もありますので、導入の対象業務はしっかり見極めましょう。
メンテナンスやトラブルでも対応できる体制を作る
RPAはシステムであることを忘れてはいけません。システムである以上、トラブルや不具合はつきものです。また、システムにはメンテナンスが必要ですので、RPAを使用出来ない時間が発生します。万が一トラブルや不具合が起こった場合やメンテナンス期間でも、業務を継続できる対応策を準備しておく必要があります。
費用対効果には維持管理費用を組み込む
RPAを導入して、従来人がおこなっていたことによってかかっていたコストが削減できます。しかしその一方で、RPAシステムを維持管理していくためには費用が発生します。初期導入費用だけでなく、維持管理のための費用も組み込んで費用対効果をはかるようにしましょう。
さて、今回はRPAでの事務作業の自動化の効果や導入のポイントを解説しました。
RPAとはロボットによる事務作業の自動化で、人がおこなっていた事務作業をロボットが自動的におこないます。
事務作業を自動化するべき理由は、「グローバル化がすすむ社会の中で企業が勝ち残っていくため」や「人手不足を補うため」「働き方改革を推進するため」「コスト削減のため」「テクノロジーの進化を有効に活用するため」などさまざまです。
おすすめのRPAツールとして、NTTグループが開発したRPAツールで、国内シェアNo.1の導入実績を誇る「WinActor」やディヴォートソリューション株式会社のRPAツールで、おもに中小企業の事務作業の自動化向けに作られた「アシロボ」、などがあります。
事務作業をRPAで自動化した事例では、調査と書類作成作業や人事関連業務などがあります。RPA導入の注意点としては、RPA導入の対象業務を見極める点、RPAはシステムであることを忘れない点、費用対効果には維持管理費用を組み込む点などがあげられます。
RPAでの事務作業の自動化は事務作業を自動化するべき理由で述べたそれぞれの課題を解決する効果が期待できます。ぜひ、自社に合った事務作業の自動化にRPAを活用しましょう。弊社ではそんなRPAの導入サポートを行っているので、まずお気軽にご相談ください。
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