業務を少しでも効率化し、不足しがちなマンパワーをカバーしたいですよね。そのために、最近ではRPAを採用する企業が増えてきています。RPAの検討にあたっては、先行企業のRPAの事例を参考にしつつ、RPAの導入方針の決め方や、実際に導入をどう進めたのか、社内の理解をどう得るかなど、さまざまな点が気になるでしょう。
また、中小企業では現場の業務に付随する事務作業を抱えていたり、既存システムの連携など、別の課題を抱えているケースもあるかもしれません。定型業務の効率化に成功した典型例のほか、こういった課題も加味したRPA活用法を参考にしたいと思う方も多いですよね。
そこで今回は、さまざまな効率化に成功した先行企業のRPA事例をお伝えします。
RPAとは
RPAとは、「定型業務の自動化」を意味するツールのことです。世の中にはさまざまな定型業務がありますが、RPAはパソコンでできる事務全般を自動化するツールです。
細かい作業は、地味に時間がかかりますよね。RPAは単純な入力からシステム処理作業、受発注業務、レポート作成など、定型的な事務を24時間休まずこなします。これによって、大事な業務に手がまわらないという悩みも解決できるでしょう。
RPAがなぜ企業で人気になっているのか
今、RPAは企業で続々と採用されています。RPA活用による効果をまとめると以下になります。
- 人件費削減
- 労力削減
- 場合により完全自動化も可
- 効率化
- 高速・大量処理
- 作業品質の向上
- 労働時間の有効活用
RPAを活用できれば労力を大きく削減でき、人件費をカットできます。RPAに自動応答の設定をすれば、待機が不要になり時間外出社も不要になるでしょう。そしてRPAは昼夜問わず稼働し、作業内容によっては完全自動化（無人化）に移行も可能です。
さらに手順をうまくルール化してRPAに任せれば、手作業よりはるかに早くこなすだけでなく、ミスも削減できます。またRPAそのものの効果ではありませんが、単純作業にかけていた時間を有効活用したり、生産性を上げられるでしょう。
次に、先行導入して効果を出した企業のRPA事例を紹介します。この事例では、典型的なケースだけでなく、拠点集約が困難な業態や、システム上の課題を抱える企業がRPAで効率化を実現した事例についても解説しましょう。
RPAで業務を効率化できた事例：コスト抑制から生産性向上につなげた建築サービス企業
建築サービス業のキャンディルグループは事業拡大のなか、業務改革が急務となっていました。日々発生する業務連絡・報告・問い合わせ事務効率化のため独自の基幹システムを構築するも、カバーできない定型作業が残り、その省力化が課題でした。そこで同社は大手企業に普及し始めたRPAに着目、2016年に導入しました。
テスト運用から1年あまりで本格導入し、社内担当は2名体制でRPA化を推進しています。RPAが適用された範囲はなんと90業務もあり、業務によっては複数体を使っているとのこと。完全自動化にあたり取引先にも協力を依頼、RPAが扱いやすいように物件IDごとのファイル処理をしています。同社によればRPAの高度な実装は可能だが、完全な内製化には一定のスキルが必要だと感じているので、全社展開には「教育」「簡易実装ツールの併用」を検討中です。
その結果、導入効果は年間3万時間相当の労働時間削減となり、その時間を重要な業務に回せるようになりました。結果的に労働時間あたりの売上がアップし、投資額を上回る販管費抑制を実現しました。従業員からは「慢性的な残業が解消した」、「業務増でも少ない人員で対応可に」、「余裕を持って業務ができる」と好評です。このように、RPAの導入目的を「コスト削減」としがちですが、運用によっては生産性の向上にまで高めることも可能です。
RPAで業務を効率化できた事例：多拠点でもクラウド型RPAで効率化を図るガス会社
営業所などの各拠点でもRPAを活用したい場合、人材やスキル面から本社以外の単独運用は心もとないですよね。RPAにはパソコン単体で使うタイプと、クラウドやサーバーで端末のある場所に関係なく使えるタイプがあります。後者を活用すれば多拠点でも一元管理して運用負担を軽くでき、柔軟に利用できます。そんなRPA事例を紹介しましょう。
東海地方のガス会社のガステックサービスは、グループ各社でシステム化を推進するも、付随作業の負担軽減と各社バラバラに行っている業務の標準化が課題でした。そこで規模の大きい主要２社でRPAの運用モデルを構築してグループ各社に展開する戦略を固め、2017年にRPAのテスト導入を始めます。
同社ではRPA導入にあたり全国の拠点に導入が見込まれたため、管理負担の懸念があるデスクトップ型ではなく各社で一元管理が可能なサーバー型RPAが採用されました。同社のRPA導入計画のキモは、全社展開を見すえWebや基幹システムなどグループ共通環境への導入を優先している点。また既存業務の置き換えだけでなく、今まで手が回らなかった作業にRPAを活用するなど業務の再構築も進めています。
RPAの直接的な導入効果は年間約750時間の業務時間の捻出ですが、ほかにRPA検討にともなう業務見直しによる効率化を含めると、それ以上の効果が得られているとのこと。多拠点展開の成功により社内のRPAに対する理解が得られただけでなく、共通ロボット採用による業務標準化の進展、さらなる効率化も期待されています。
RPAで業務を効率化できた事例：バラバラなシステムを連携し業務を標準化した通販企業
商品管理システムと販売管理システムなど、企業によっては部門ごとのシステムが社内に並立する状況になることもありますよね。その場合、業務を進める上でシステムデータの連携作業の煩雑さ、属人化による業務中断の非効率さに悩まされるでしょう。そんな複雑な事情があっても、自動化による効率化を成し遂げたRPA事例があります。
通販会社のフェリシモ社では業務の属人化を廃すべく、RPAがシステムの橋渡しを行い作業負担を軽くして、業務効率化に向けるという構想を抱きました。検討にあたっては費用対効果を重視し、ITコンサル会社の支援を受けて導入効果の測定・検証を実施。その上で対象業務を選定し、「実現可能性」「開発のしやすさ」「ユーザーの現場部門の要望の強さ」を総合的に考慮してRPA対象業務を決定しています。
RPAの導入効果は作業時間の圧縮と業務精度の向上、重要業務の実績向上です。たとえばカタログの原稿チェックに何時間もかけていたのが、RPAで所要時間をわずか数十秒に圧縮、見落としも大きく減ったとのこと。また受注予測のための在庫計測・入力を自動化し月40時間の時間削減に成功、その時間を仕入交渉にあてて調達実績も向上させました。つまり、RPAにタスクを任せ、人は重要な業務に集中して成果を出すという望ましい結果を引き出しています。
RPA導入にあたって、やるべきこと
RPA導入においては事前の準備と、新しい仕組みを社内で支持してもらえる工夫が必要です。また、社内ルールも必要になってきます。
【RPA導入にあたって行うべきこと】
- 戦略的なRPA推進施策の実施
- 社内の理解と支援の獲得
- 運用ガバナンス制定
事例でも紹介したとおり、各社とも既存業務の課題を認識し、解決のためRPAを採用しました。ただし、社内の理解を得てRPAを強く推進するため、対象業務の戦略的な選定とテスト運用での成果創出で社内からの信頼を獲得しています。社内からの改善提案を得られやすい環境を醸成できればより理想的でしょう。
さらに本格運用を見すえ、社内の運用ルール制定と、ロボットの適切な管理のため集中管理体制を整備しましょう。
さて、今回はさまざまな効率化に成功した先行企業のRPA事例をお伝えしました。
RPAはパソコンでできる定型的な事務全般を自動化します。
RPAの活用効果は主に３つに集約されます。
- コスト削減
- 効率化
- 労働時間の有効活用
RPAを先行導入した企業のなかには、従来のバックオフィス部門だけでなく、現場や営業事務の効率化をかなえたRPA事例があるのも心強いですよね。特にサーバー（クラウド）型RPAの活用はさまざまな環境に応用できるでしょう。また、社内の協力を得るため、戦略的なテスト運用など工夫をこらすのも効果的です。
RPAの導入はある程度の準備が必要になりますが、「残業してまで作業せずに済むようになった」「業務が増えても余裕を持って対応できる」など、働く社員が楽になり、効率化も同時に実現するのがRPAのメリットです。今回紹介したRPAの事例を参考に、ぜひ導入を検討しましょう。
弊社では、このRPAの導入の支援を行っています。RPAの実際の費用やどれくらい導入までに時間がかかるのか？が気になる場合は、まず資料をダウンロードしましょう。また、気になることがありましたら、遠慮なくお問い合わせください。
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